Algemene voorwaarden
Recub BV · Uitbreidingstraat 66, 2600 Antwerpen · ondernemingsnummer en btw-nummer BE 1025.242.290 · contact@recub.be · +32 3 303 70 36 · https://recub.be
1. Wie wij zijn en wat deze voorwaarden regelen
1.1. Deze algemene voorwaarden gelden voor alle overeenkomsten tussen Recub BV ("Recub", "wij") en de klant ("u"), tenzij wij schriftelijk iets anders afspreken.
1.2. Uw bestelling kan gaan over:
- (a) het platform: toegang tot het Recub-platform onder licentie, per tenant (omgeving);
- (b) maatwerk: software die wij speciaal voor u ontwikkelen of aanpassen;
- (c) diensten: hosting, beheer, onderhoud, ondersteuning, opleiding en advies.
1.3. Wij werken met professionele klanten (B2B). Deze voorwaarden zijn niet geschreven voor consumenten.
2. Toepassing en voorrang
2.1. U aanvaardt deze voorwaarden door een bestelling te plaatsen of een offerte te ondertekenen.
2.2. Uw eigen aankoopvoorwaarden binden ons alleen als wij ze uitdrukkelijk en schriftelijk aanvaarden. Dat wij niet reageren op uw voorwaarden, is geen aanvaarding.
2.3. Bij tegenstrijdigheid geldt deze volgorde: (1) de ondertekende offerte of orderbevestiging, (2) een afzonderlijke overeenkomst (bijvoorbeeld een verwerkersovereenkomst of een dienstenniveau), (3) deze algemene voorwaarden.
3. Offertes, bestellingen en annulering
3.1. Prijslijsten en offertes zijn vrijblijvend zolang u ze niet hebt aanvaard.
3.2. Een bestelling bindt u meteen. Ze bindt ons pas na onze schriftelijke orderbevestiging, of zodra wij met de uitvoering beginnen.
3.3. Een annulering vraagt u schriftelijk. Ze is pas geldig als wij ze aanvaarden. Werk dat al is uitgevoerd of al is besteld bij derden, rekenen wij aan.
3.4. Vraagt u schriftelijk om dringend werk, dan laten wij u zo snel mogelijk weten of en wanneer wij het kunnen inplannen, wat wij doen en wat het gevolg is voor de rest van de planning. Een vaste reactie- of hersteltermijn geldt alleen als wij die met u afspreken in een dienstenniveau (SLA), zoals in artikel 4.4.
4. Het platform: toegang, accounts en beschikbaarheid
4.1. Toegang. Bij het platform krijgt u een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst, voor de tenants en de gebruikers die in de bestelling staan. U mag het platform niet doorverkopen, verhuren of openstellen voor derden zonder onze schriftelijke toestemming.
4.2. Accounts en wachtwoorden. Uw gebruikers krijgen persoonlijke accounts. U beheert wie een account heeft en welke rechten die persoon krijgt. U houdt de inloggegevens geheim en meldt ons meteen als u vermoedt dat een account misbruikt wordt. Handelingen via een account van u gelden als uw handelingen.
4.3. Hosting. Wij draaien het platform bij Amazon Web Services in de regio eu-central-1 (Frankfurt, Duitsland), dus binnen de Europese Unie.
4.4. Beschikbaarheid. Wij doen ons best om het platform beschikbaar te houden. Dit is een inspanningsverbintenis, geen resultaatsverbintenis. Wij beloven geen ononderbroken of foutloze werking, tenzij wij een afzonderlijk dienstenniveau (SLA) met u ondertekenen.
4.5. Onderhoud. Wij mogen het platform onderbreken voor onderhoud, updates en beveiligingswerk. Gepland onderhoud kondigen wij vooraf aan en plannen wij zo veel mogelijk buiten de kantooruren. Dringend werk aan de beveiliging kunnen wij meteen uitvoeren; wij brengen u dan zo snel mogelijk op de hoogte.
4.6. Wijzigingen. Het platform evolueert. Wij mogen functies toevoegen, aanpassen of vervangen, zolang de kern van wat u besteld hebt overeind blijft. Schrappen wij een functie die u wezenlijk gebruikt, dan verwittigen wij u vooraf.
4.7. Opschorting bij misbruik. Wij mogen de toegang opschorten als er een ernstig beveiligingsrisico is, als het gebruik de stabiliteit van het platform of andere klanten bedreigt, of bij duidelijk misbruik of onwettig gebruik. Wij melden dat zo snel mogelijk en beperken de opschorting tot wat nodig is.
5. Uw gegevens in het platform
5.1. Uw data blijft van u. De gegevens die u of uw gebruikers in het platform zetten, blijven van u. Wij gebruiken ze alleen om de overeenkomst uit te voeren en om het platform te beheren en te beveiligen.
5.2. Export. Tijdens de overeenkomst kunt u uw gegevens uitvoeren via de exportfuncties en de API van het platform.
5.3. Bij het einde. Na het einde van de overeenkomst behoudt u gedurende twaalf (12) maanden leestoegang tot uw gegevens in het platform. Die leestoegang is kosteloos en beperkt tot raadplegen, afdrukken en exporteren; u kunt geen nieuwe gegevens meer registreren. In diezelfde periode hebt u recht op één (1) kosteloze standaardexport van uw gegevens in CSV- of JSON-formaat, via de exportfuncties en de API van het platform. Bijkomende exports, een niet-standaard formaat, een migratie naar een ander systeem of ander werk buiten de standaardfuncties rekenen wij aan tegen ons geldende tarief. Na afloop van die twaalf (12) maanden mogen wij uw gegevens verwijderen, behalve wat wij wettelijk moeten bijhouden; wij verwittigen u minstens dertig (30) dagen vóór wij dat doen.
5.4. Back-ups. Wij nemen back-ups van het platform als onderdeel van onze dienst. Die back-ups dienen om de dienst te herstellen, niet als uw archief. Hebt u een eigen bewaar- of archiefplicht, dan zorgt u zelf voor uw kopie.
5.5. Verwerkersovereenkomst. Verwerken wij persoonsgegevens voor u, dan sluiten wij bij de start een verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG). Zie ook artikel 12.
6. Termijnen
6.1. Opleverings- en uitvoeringstermijnen die wij noemen, zijn een schatting. Ze zijn niet bindend.
6.2. Een overschrijding geeft u geen recht op een boete, een schadevergoeding of de annulering van de bestelling. Zij geeft u ook niet het recht om uw betaling op te schorten.
6.3. Wij mogen in delen leveren en in delen factureren.
7. Prijs en betaling
7.1. Wij factureren zoals in de orderbevestiging staat. Zonder andere afspraak werken wij op basis van de gepresteerde uren en ons geldende uurtarief. Licenties factureren wij per periode en per tenant, zoals afgesproken.
7.2. Alle prijzen zijn exclusief btw en exclusief taksen en heffingen.
7.3. Wijzigen externe kostprijsfactoren (lonen, licenties van derden, hosting, energie, indexering), dan mogen wij onze prijzen aanpassen. Wij melden dat vooraf.
7.4. Kosten die u zelf vraagt, rekenen wij bovenop aan. Het gaat om extra werk, verplaatsingen, koppelingen met derden en licenties van derden.
7.5. Betaaltermijn. Facturen zijn betaalbaar binnen dertig (30) dagen na factuurdatum, op onze rekening, zonder korting.
7.6. Laattijdige betaling. Bij niet-betaling op de vervaldag is van rechtswege en zonder ingebrekestelling de nalatigheidsinterest verschuldigd uit de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, en een forfaitaire schadevergoeding van 10 % van het openstaande bedrag, met een minimum van 100 EUR. Dat alles onverminderd onze invorderingskosten.
7.7. Schorsing. Betaalt u niet, dan mogen wij na een schriftelijke aanmaning onze dienstverlening en de toegang tot het platform schorsen tot alles betaald is. De vergoeding blijft tijdens die schorsing verschuldigd.
Een schorsing raakt nooit uw leestoegang tot de gegevens die u wettelijk moet bijhouden of moet kunnen voorleggen: uw afvalstoffenregister, uw identificatieformulieren (IDF) en uw MATIS-meldingsbestanden. Die kunt u tijdens de schorsing kosteloos blijven raadplegen, afdrukken en exporteren, ook wanneer de rest van het platform voor u geschorst is.
7.8. Blijft één factuur onbetaald, dan worden al onze andere vorderingen op u onmiddellijk opeisbaar.
8. Onvoorziene omstandigheden
8.1. Maakt een onvoorziene gebeurtenis de uitvoering van de overeenkomst uitzonderlijk veel zwaarder dan bij de start redelijkerwijs te voorzien was, dan overleggen partijen te goeder trouw over een aanpassing.
8.2. Komen partijen binnen twee (2) maanden na het verzoek tot overleg niet tot een akkoord, dan mag elke partij de overeenkomst opzeggen zonder opzegtermijn en zonder vergoeding. Wat al geleverd is, blijft verschuldigd.
9. Duur, opzegging en ontbinding
9.1. Duur. Licenties en terugkerende diensten lopen voor de periode die in de bestelling staat en verlengen daarna stilzwijgend met dezelfde periode, tenzij een partij tijdig opzegt.
9.2. Opzegging. Opzeggen doet u per aangetekende brief, met een opzegtermijn van minstens drie (3) maanden. Hangt de dienst af van een contract met een derde met een langere termijn, dan geldt die langere termijn.
9.3. Maatwerk. Beëindigt u een opdracht voor maatwerk vroegtijdig, dan betaalt u het gepresteerde werk, plus 20 % op de prestaties die nog moesten worden uitgevoerd.
9.4. Ontbinding. Wij mogen de overeenkomst met onmiddellijke ingang ontbinden, zonder tussenkomst van de rechter en zonder vergoeding, als:
- (i) u een verplichting niet nakomt en dat niet rechtzet binnen zeven (7) dagen na onze ingebrekestelling;
- (ii) u uw betalingen staakt, failliet wordt verklaard of een gerechtelijke reorganisatie aanvraagt;
- (iii) u in vereffening gaat of uw activiteit stopzet;
- (iv) er beslag wordt gelegd op een belangrijk deel van uw vermogen;
- (v) er gegronde twijfel bestaat of u uw verplichtingen nog zult nakomen en u geen zekerheid stelt na onze schriftelijke vraag.
9.5. Bij ontbinding worden al onze vorderingen onmiddellijk opeisbaar.
10. Klachten
10.1. Klachten over onze prestaties of over een gebrek meldt u schriftelijk binnen dertig (30) dagen nadat u het gebrek hebt vastgesteld of redelijkerwijs kon vaststellen.
10.2. Klachten over een factuur meldt u schriftelijk binnen acht (8) dagen na de factuurdatum, met de reden erbij.
10.3. Na die termijnen gelden de prestatie en de factuur als aanvaard.
10.4. Een gedeeltelijke betaling zonder voorbehoud geldt als aanvaarding van de hele factuur.
10.5. Een klacht schorst uw betalingsplicht niet.
11. Intellectuele eigendom
11.1. Het platform, onze standaardsoftware, onze broncode, documentatie, know-how, methodes, sjablonen en alle verbeteringen daaraan blijven van Recub of van onze licentiegevers. U krijgt een gebruiksrecht, geen eigendom.
11.2. Dat geldt ook voor wat wij ontwikkelen tijdens een opdracht en wat algemeen bruikbaar is: bouwstenen, generieke koppelingen en verbeteringen aan het platform blijven van ons.
11.3. Bij maatwerk gaan rechten alleen over als wij dat uitdrukkelijk en schriftelijk overeenkomen. In dat geval gaan ze pas over na de volledige betaling van alle openstaande bedragen.
11.4. Uw gegevens, uw merken en uw documenten blijven van u. U geeft ons het recht om ze te gebruiken voor zover dat nodig is om de dienst te leveren.
11.5. U mag onze software niet decompileren, namaken of proberen te reconstrueren, behalve voor zover de wet dat dwingend toelaat.
12. Persoonsgegevens
12.1. Elke partij leeft de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) na en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
12.2. Verwerken wij persoonsgegevens in uw opdracht, dan bent u de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Wij sluiten daarover bij de start een verwerkersovereenkomst met de verplichte bepalingen van artikel 28 AVG, met de lijst van subverwerkers en de afspraken over beveiliging, bijstand en teruggave of wissing.
12.3. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG).
12.4. Hoe wij persoonsgegevens verwerken voor onze eigen doeleinden, bijvoorbeeld via deze website of bij een contactvraag, leest u in onze privacyverklaring en onze cookieverklaring.
12.5. Geen training van AI-modellen op uw gegevens. Wij gebruiken uw gegevens en die van uw gebruikers niet om AI-modellen te trainen, te verfijnen of te verbeteren, en wij geven ze daarvoor ook niet door aan een derde. Verwerkt een AI-model gegevens binnen een functie van het platform, dan gebeurt dat uitsluitend om de opdracht uit te voeren die u op dat moment geeft; de betrokken leverancier staat als subverwerker in de lijst bij de verwerkersovereenkomst (artikel 12.2) en is contractueel aan hetzelfde verbod gebonden. Koppelt u zelf een eigen AI-agent of een eigen sleutel aan onze API of aan onze MCP-server, dan verwerkt die agent uw gegevens onder uw verantwoordelijkheid en gelden daarnaast de voorwaarden van uw eigen leverancier.
13. Aansprakelijkheid
13.1. Onze verbintenissen zijn inspanningsverbintenissen, tenzij wij uitdrukkelijk een resultaat beloven.
13.2. U controleert de resultaten van de software vóór u ze gebruikt of doorstuurt naar een derde of een overheid. Het platform ondersteunt uw administratie; het vervangt uw eigen controle en uw eigen verantwoordelijkheid niet.
13.3. Wij zijn alleen aansprakelijk bij opzet, bedrog of zware fout van onszelf of van onze aangestelden.
13.4. Onze aansprakelijkheid is in elk geval beperkt tot de factuurwaarde van de betrokken bestelling, en bij terugkerende diensten tot de bedragen die u ons daarvoor in de laatste twaalf (12) maanden hebt betaald.
13.5. Wij vergoeden alleen directe schade. Wij zijn nooit aansprakelijk voor indirecte schade, zoals winstderving, omzetverlies, verlies van klanten, reputatieschade, vorderingen van derden of gemiste besparingen. Boetes vallen onder diezelfde uitsluiting, behalve in het geval dat de volgende alinea beschrijft.
Boete door een fout van het platform. Legt een bevoegde overheid u een administratieve boete of sanctie op, en toont u aan dat die het rechtstreekse gevolg is van een aantoonbare fout van het platform, dan nemen wij die boete ten laste. In afwijking van artikel 13.3 en van de eerste alinea van dit artikel 13.5 geldt dat ook wanneer het om een lichte fout van ons gaat. Wij nemen de boete niet ten laste voor zover ze voortkomt uit uw eigen gegevens of invoer, uit een instructie van u, uit een laattijdige of onjuiste aangifte van uw kant, of uit het feit dat u de controle uit artikel 13.2 niet hebt gedaan. U meldt ons de boete binnen tien (10) werkdagen nadat u er kennis van kreeg, bezorgt ons de beslissing en de betrokken gegevens, en overlegt met ons vóór u de boete betaalt, betwist of aanvaardt. Onze tussenkomst is beperkt tot de vergoedingen die u ons voor de betrokken dienst hebt betaald in de twaalf (12) maanden vóór het feit dat tot de boete leidde; zij valt binnen de beperking van artikel 13.4 en komt er niet bovenop.
13.6. Wij zijn niet aansprakelijk voor verlies of beschadiging van gegevens. U zorgt zelf voor uw eigen kopieën van gegevens die u nodig hebt buiten het platform.
13.7. Voor diensten van derden die wij inzetten, zoals cloud- en hostingleveranciers, kunnen wij ons beroepen op dezelfde uitsluitingen en beperkingen als die leveranciers tegenover ons hanteren.
13.8. Elke vordering tegen ons vervalt twee (2) jaar na het feit dat de schade veroorzaakt heeft.
13.9. U vrijwaart ons voor vorderingen van derden die voortvloeien uit uw gebruik van het platform, uit de gegevens die u aanlevert, of uit uw instructies inzake persoonsgegevens.
13.10. Opleidingen, advies en voorbeelden geven wij naar best vermogen, zonder garantie op een bepaald resultaat.
14. Overmacht
14.1. Gebeurtenissen buiten onze redelijke controle schorsen onze verplichtingen zolang ze duren. Voorbeelden: storingen bij een hosting- of netwerkleverancier, cyberaanvallen, stroom- of telecomuitval, staking, oorlog, epidemie en overheidsmaatregelen.
14.2. Duurt de overmacht langer dan drie (3) maanden, dan mag elke partij de overeenkomst opzeggen zonder vergoeding.
15. Medewerking van de klant
15.1. U geeft ons tijdig de informatie, de toegangen en de contactpersonen die wij nodig hebben, en u test wat wij opleveren binnen een redelijke termijn.
15.2. Lopen wij vertraging op omdat u niet meewerkt, dan schuift de planning op en rekenen wij het verloren werk aan.
16. Publiciteit
16.1. Wij mogen uw bedrijfsnaam vermelden als referentie op onze website en in ons verkoopmateriaal, tenzij wij schriftelijk iets anders afspreken. U kunt die toestemming op elk moment schriftelijk intrekken.
16.2. Uw logo of een beschrijving van uw project gebruiken wij alleen met uw voorafgaande schriftelijke akkoord.
17. Overige bepalingen
17.1. Is een bepaling van deze voorwaarden nietig of onafdwingbaar, dan blijft de rest gelden. Partijen vervangen de bepaling door een geldige bepaling met hetzelfde economische doel.
17.2. U mag de overeenkomst niet overdragen zonder onze schriftelijke toestemming. Wij mogen de overeenkomst overdragen aan een vennootschap van dezelfde groep of in het kader van een overdracht van onze activiteit.
17.3. Dat wij een recht niet meteen uitoefenen, betekent niet dat wij ervan afzien.
17.4. Wij mogen deze voorwaarden wijzigen voor toekomstige bestellingen en, mits een voorafgaande kennisgeving van minstens dertig (30) dagen, voor lopende terugkerende diensten.
18. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
18.1. Op alle overeenkomsten is het Belgisch recht van toepassing.
18.2. Alleen de hoven en rechtbanken van Antwerpen, afdeling Antwerpen, zijn bevoegd. Wij mogen u ook dagvaarden voor de rechtbank van uw zetel.
Vragen over deze voorwaarden? contact@recub.be · +32 3 303 70 36 · Recub BV, Uitbreidingstraat 66, 2600 Antwerpen.